日越間の経済および投資関係が力強く発展する中、日本人がベトナムで行政手続き、ビジネス、個人的な手続きを行う機会は増えています。日本で発行された書類をベトナムの当局（商業登記機関、司法機関、ビザ発給機関など）に認めてもらうためには、単に翻訳だけでは不十分で、法的な認証が必要となります。
その重要なステップとなるのが、公証翻訳です。公証翻訳は、単なる言語の翻訳に留まらず、翻訳文が原本と比べて正確であることを証明する法的認証の役割を果たします。
本記事では、公証翻訳に関するすべての情報を提供するとともに、日本のお客様がベトナムでの仕事や生活において、翻訳の公証取得サービスを頻繁に利用する最も重要な種類の文書についてご紹介します。
1. 公証翻訳：サービスの本質と法的根拠
1.1. サービスの本質：翻訳と公証の組合
公証翻訳と総称されますが、このサービスは実際には不可欠な二つの段階を組み合わせたプロセスです。
ア）翻訳段階：専門の翻訳者により、原本の内容を日本語からベトナム語へ（またはその逆へ）正確に翻訳すること。
イ）公証段階：翻訳の正確性と翻訳者の責任を法的に認証するために、公証役場にて法的手続きを行うこと。
1.2. 法的根拠：翻訳者の署名認証
翻訳に法的効力を持たせるためには、公証に関する法律の規定を厳格に順守しなければなりません。2024年公証法によれば、翻訳に法的効力を持たせるためには「翻訳文への翻訳者の署名認証」を実施する必要があります。
意義：この手続きの意義は、公証人が翻訳の正確性そのものを保証することではありません（公証人は言語の専門家ではないため）。むしろ、翻訳者が原本に対する翻訳の正確性について負う責任と誓約を公証することにあります。
最終的な目標は、翻訳証明書を付した翻訳を提供することで、日本のお客様の書類がベトナムの当局によって法的に認められるようにすることです。このプロセス全体は、信頼できる翻訳の公証取得サービスによって正確かつ迅速に完了させることができます。
2. 公証翻訳のプロセスと翻訳者への要件
日本のお客様の外国語書類を合法的に認証するためには、翻訳の公証取得サービスは厳格なプロセスと翻訳者への高い要件を満たす必要があります。
2.1. 基本的なプロセス
公証翻訳サービスのプロセスは、主に以下のステップで構成されます。
ア）原本の受領と確認
- お客様は原本またはそのコピーを提供します。
- 翻訳事業者は、書類の合法性、改ざんや修正がないことを確認し、外国語書類の場合は翻訳前に領事認証手続きが必要かどうかを判断します。
イ）翻訳の実行
- 専門の翻訳者が、内容および専門用語の正確性を保証しつつ、翻訳（日本語からベトナム語、またはその逆）を実行します。
ウ）公証の完了
- 公証人が原本またはそのコピーを受領し、書類の合法性や改ざん、修正がないことを確認します。
- 翻訳者は公証人の前で翻訳文に署名し、正確性について責任を負うことを確約します。その後、公証人が規定に従い署名認証手続きを行います。
高品質な翻訳証明書を付した翻訳を作成するためには、各ステップでの正確性が重要です。
2.2. 翻訳者に対する厳格な要件（法令280/2025/NĐ-CP 第9項、10項、11項に基づく）
これは、翻訳の品質と法的価値を決定づける最も重要な要素です。
- 専門的能力：翻訳者は、公証実務機関の協力者（協力翻訳者）である必要があります。また、外国語大学を卒業しているか、または他の大学を卒業していても翻訳対象言語に精通している必要があります。
- 個人的責任：翻訳者は、自身が実施した翻訳内容の正確性や適切性について、公証実務機関に対して責任を負わなければなりません。
3. 公証翻訳が必要な重要文書の種類
ベトナムで業務や生活を行う日本企業や個人にとって、多くの書類は法的効力を確保するため、公証翻訳が義務付けられています。
3.1. 投資・ビジネス手続き関連（企業向け）
会社設立、駐在員事務所の開設、または大規模な商取引を行う場合、日本の親会社の書類が厳格な公証翻訳が必要です。
- 親会社の法的確認書類（会社登記証明書、定款、事業許可証など）：これらの書類は、ベトナム当局が投資登録証明書（IRC）および企業登録証明書（ERC）を発行するための根拠となります。
- 財務書類（財務報告書、監査報告書）：これらの書類は、日本人投資家の財務能力を証明するために、正確に翻訳される必要があります。
- 委任状（法定代理人またはベトナムでの手続き実行者への委任状）：この文書は、代理人の合法的権限を証明するために、公証翻訳が必須です。
3.2. 個人・労働手続き関連
ベトナムで在留、就労、および個人的な問題に関する手続きを行う日本人は、翻訳証明書を付した翻訳を添付する必要になります。
- 労働手続き（学位、専門資格証明書、職務経験証明書）：労働許可証の申請時に必要です。
- 在留手続き（パスポート、住所確認書、犯罪経歴証明書（必要な場合））：在留登録、保険、結婚登録などに使用されます。
- 結婚・家族手続き（結婚登録証明書、出生証明書、婚姻状況確認書）：民事上の取引、財産、またはベトナムにおける配偶者や子供の手続きを行うために必要です。
これらの書類を公証翻訳サービスの支援を受けて早めに準備することで、日本の企業および個人は、ベトナムの行政手続きにかかる時間を大幅に短縮することができます。
4. まとめ
公証翻訳は単なる言語の変換ではなく、日本のお客様の書類がベトナムで使用される際に完全な法的価値と効力を得るために不可欠な認証手続きです。これは、日本の文書がベトナムの行政機関に合法的に承認されるための鍵となります。
特に重要なのは、翻訳者の署名認証手続きの本質を正しく理解することです。これを押さえることで、手続きをスムーズに進めることができます。
法的な誤り、専門用語の間違い、または書類の不備による再提出で時間を浪費しないためにも、プロフェッショナルな翻訳の公証取得サービスを提供するパートナーを選ぶことが最も賢明な決定です。信頼できるパートナーは、完璧な翻訳に翻訳証明書を付した書類を提供し、お客様がベトナムでのビジネスや生活に安心して集中できるようサポートします。
5. よくある質問
Q1: 公証翻訳は、通常の翻訳とどう違いますか？
A: 通常の翻訳は単なる言語の変換作業です。一方、公証翻訳（翻訳者の署名認証）は、翻訳文が原本に対して正確であることを法的に認証し、国家機関に対して使用できる価値を持たせる手続きです。
Q2: 外国で発行された書類は、必ず領事認証が必要ですか？
A: ほとんどの外国発行書類は、ベトナムで翻訳・認証される前に領事認証を受ける必要があります。ただし、ベトナムと日本が締結または参加している条約や国際協定による例外があります（例：日本で発行された戸籍関連書類の一部は免除されるなど）。
Q3: 認証された翻訳文には有効期限がありますか？
A: 法的には、認証された翻訳文自体に固定された有効期限はありません。しかし、行政機関によっては、原本に有効期限が残っている書類（例：犯罪経歴証明書など）の翻訳、または情報の鮮度を確保するために直近6ヶ月以内に作成された翻訳文のみを受け付けることが一般的です。
Q4: 書類を自分で翻訳して公証を申請できますか？
A: 原則的に、ご自身で翻訳し公証を申請することはできません。
公証人は、ベトナムの法律で定められた専門的資格を持つ、承認（登録）された翻訳者の署名のみを認証します。具体的には以下の要件が必要です。
- 学位：外国語専門の大学を卒業していること、または他の大学の卒業でも翻訳対象言語に精通していることを証明する資格証明書が必要です。
- 公証人による承認：翻訳者は、公証実務機関の協力者リストに含まれているか、管轄司法機関（司法局）に能力登録書類を提出している必要があります。
翻訳者が翻訳文に署名し、法的責任を負うことを許可されたリストに含まれていない場合、公証人は認証を拒否します。このため、翻訳の合法性を確保するには、専門の公証サービスを利用することが不可欠です。
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ベトナムでの投資、ビジネス、または労働手続きにおけるあらゆる書類において、原本の準備、領事認証、そして公証翻訳は最初の法的関門です。この段階での小さなミスが、書類の却下や長期にわたる紛争につながることがあります。
グリーンサンベトナムは、お客様がこの関門を乗り越えるための信頼できる法的パートナーです。戦略的なコンサルティングサービスを通じて、以下の支援を提供します。
✅法的コンプライアンスの評価：労働許可証や投資登録書類など、提出前に領事認証や署名認証が必要な文書を正確に特定し、精査します。
✅手続きリスクの最小化：書類の構成や内容の一貫性と有効性を確保するためのアドバイスを提供し、行政機関による追加要求や書類の却下を防ぎます。
✅法的用途に合わせたコンサルティング：公証翻訳が、個々の許可証（投資許可証、労働許可証など）の特定の要件に正しく合致していることを確認し、用途違いによる翻訳・認証のやり直しを回避します。
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ホーチミン支店コンサルタント
ダン・バオ・ファン
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